会议及展（zhǎn）览的预（yù）算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以（yǐ）及目的地车站、机（jī）场（chǎng）、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通（tōng）费用——主要是会务（wù）地交（jiāo）通费用，包括住宿地（dì）至会（huì）所的交通、会所到餐（cān）饮地点的交（jiāo）通、会（huì）所到商务交际场地的交通（tōng）、商（shāng）务考察交通以及其他与会人员可能使用的预（yù）定交通。
(3)、欢送交通及（jí）返程交（jiāo）通——包括航（háng）班、铁（tiě）路、公（gōng）路、客轮及住宿地至机场（chǎng）、车站、港口交通费用。

2、会（huì）议室（shì）/厅费用
(1)、会议场地租金：通常而言，场地的租赁已（yǐ）经（jīng）包含某些常用设施，譬如激光指（zhǐ）示笔（bǐ）、音响系统、桌椅、主席（xí）台、白板或者黑板、油（yóu）性（xìng）笔、粉笔等，但一（yī）些非常规设施并不涵盖在（zài）内——比如投影（yǐng）设备（bèi）、临时性的装（zhuāng）饰（shì）物、展架等。
(2)、会（huì）议设施租赁费用（yòng）：此部分（fèn）费用主要是租赁一（yī）些特（tè）殊设备，如投（tóu）影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译（yì）系统、会（huì）场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租（zū）赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用（yòng）中包括（kuò）设备的（de）技（jì）术支持与维护费（fèi）用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参（cān）数作（zuò）出（chū）具体要求（可向会议服务公司咨（zī）询，以获得最适宜的（de）性价比），否则可能（néng）影响会议的进行。另外，这（zhè）些（xiē）会议设施由于品（pǐn）牌、产地及新（xīn）旧不同，租赁的价格可能相（xiàng）差很大（dà）。
(3)、会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含（hán）在会场租赁费用（yòng）中。如果有（yǒu）特殊要求（qiú），可以与（yǔ）专业（yè）的会（huì）议服务商（shāng）协商。
(4)、其他支持费用：这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、媒介等。基于（yú）这些支持均为临时（shí）性（xìng）质，如会议主办方分别（bié）寻（xún）找这些行业支持的话，其（qí）成本费用可能比市场行价要高，如（rú）果让专业会议服务商代理，将获得价格相（xiàng）对（duì）比较低廉且服务（wù）专业的（de）支（zhī）持。对于这（zhè）些（xiē）单项服务支持，主办方应尽可（kě）能细化各项要求，并单独签订服（fú）务协议。

3、住（zhù）宿费用
住宿的（de）费用（yòng）应该非常好理解——值得注意的只是住（zhù）宿费（fèi）里面有些价（jià）格是完全价格，而（ér）有点是需要另外加（jiā）收政府税金的。对于会（huì）议而言（yán），住宿（xiǔ）费可能是主要的开支之一（yī）。找专业的会展服（fú）务商通常（cháng）能获得较好的折扣。正常的（de）住宿费除与（yǔ）酒（jiǔ）店星级标准、房型等因素（sù）有关（guān）外，还与（yǔ）客（kè）房内开放的服务（wù）项目有（yǒu）关——譬如（rú）客（kè）房内的长途（tú）通讯（xùn）、洗换、迷你吧酒水、一次性换（huàn）洗衣（yī）物、互（hù）联（lián）网、水果提供（gòng）等服（fú）务是否开放（fàng）有（yǒu）关。会议（yì）主（zhǔ）办（bàn）方应明确酒店应当（dāng）关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐（cān）饮费用（yòng）
(1)、早餐通（tōng）常（cháng）是自助餐，也可以采取围桌式就餐，费用（yòng）按人数计算（但考虑到会议就餐的特殊（shū）性，所以（yǐ）预计（jì）就餐（cān）人数（shù）不得与实际就餐（cān）人数相差到15％，否则餐馆有理由拒（jù）绝（jué）按（àn）实际（jì）就餐（cān）人数结算——而改为按预定人数（shù）收取费用（yòng））
(2)、中餐及（jí）午（wǔ）餐基本属于（yú）正（zhèng）餐，可以（yǐ）采取人数预（yù）算（suàn）——自（zì）助餐形（xíng）式，按桌预算——围（wéi）桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购（gòu）而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量（liàng）的服务费用。
(3)、如果在（zài）高星级酒店餐厅就餐，餐厅（tīng）是谢绝主办方自行（háng）外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅（tīng）通常需要加收服务费（fèi）。在（zài）高星级酒（jiǔ）店举（jǔ）办会（huì）议宴会，通常在基本消费水准的基（jī）础上（shàng）加收15％左右的服务费。
(4)、此项（xiàng）费用基本上是（shì）按人数预算（suàn）的，预算时可提（tí）出不同（tóng）时段（duàn）茶歇的（de）食物、饮料组合（hé）。承（chéng）办者告知的茶（chá）歇价格通常包含服务人员（yuán）费用。通常情（qíng）况下，茶歇的种（zhǒng）类（lèi）可分为西式与（yǔ）中式两种——西式基（jī）本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为（wéi）主，中式则以开水、绿茶或（huò）者花茶、果茶、水果、咖啡、水果（guǒ）及点心为（wéi）主。
(5)、联谊酒会/舞会的预（yù）算可能比单（dān）独的宴会（huì）复（fù）杂，宴会只（zhī）要设定好餐标与规模（mó），预算（suàn）很（hěn）容易计算。但酒会/舞会的预（yù）算设计（jì）到场（chǎng）地与节（jiē）目支持，其预算（suàn）可能需要比较长的（de）时（shí）间确认。

5、视听（tīng）设（shè）备
除非在室外进行，否（fǒu）则视听设备的费用通（tōng）常可以（yǐ）忽略（luè）。如不（bú）得不在室外进行（háng），视听设备的（de）预算就比较复杂（zá），包（bāo）括：
设备（bèi）本身的租（zū）赁费用（yòng），通常按天计算
设备（bèi）的运输、安装调试及控（kòng）制技术人员支持费用，可让会展服务商代（dài）理（lǐ）
音（yīn）源——主要是（shì）背景音乐（lè）及娱乐音乐选择，主办者可（kě）自带，也可委托代理

6、杂（zá）费
杂费是指会展过（guò）程（chéng）中一些临时性安排产生的费用（yòng），包括打印（yìn）、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服（fú）务、临时道具、传真（zhēn）及其他通讯、快递服（fú）务、临时保健、翻译与向导（dǎo）、临时（shí）商务用（yòng）车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算（suàn）中增列不可（kě）预见费用作为机动处理。